Generative KI entwickelt sich zu einem strategischen Werkzeug, mit dem Unternehmen innovative Chancen identifizieren und ausschöpfen können. Dabei gilt es zugleich, die Grenzen der Technologie zu kennen und verantwortungsvoll zu respektieren, um nachhaltigen Mehrwert zu schaffen.
Generative KI hat in den letzten Jahren einen enormen Entwicklungssprung gemacht und beeindruckt durch ihre Fähigkeit, eigenständig Texte, Bilder, Codes oder sogar ganze Videos zu erstellen. Sie analysiert riesige Mengen an Daten, erkennt Muster und kann daraus neue, kreative Inhalte generieren. Das macht sie besonders wertvoll für Aufgaben, die zuvor viel Zeit und Kreativität erforderten – von der automatisierten Beantwortung von Kundenanfragen bis hin zur Entwicklung von Marketingkampagnen oder der Optimierung interner Prozesse.
Doch trotz aller Fortschritte gibt es klare Grenzen: Generative KI arbeitet auf Basis bereits vorhandener Informationen. Sie kann keine echten Faktenchecks durchführen oder neue, überprüfbare Wahrheiten schaffen. Fehler in den Trainingsdaten werden übernommen, und die KI kann Inhalte halluzinieren, also scheinbar plausible, aber falsche Aussagen erzeugen. Auch ethische und rechtliche Aspekte – wie Datenschutz oder Urheberrechte – müssen bei der Nutzung stets berücksichtigt werden. Generative KI ist daher kein Ersatz für menschliches Urteilsvermögen, sondern ein vielseitiges Werkzeug, das den Menschen unterstützt und entlastet.
Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist der Einstieg oft mit Unsicherheiten verbunden. Zwischen den hohen Erwartungen und der tatsächlichen Umsetzbarkeit – dem sogenannten „Realitätsgap“ – klafft häufig eine Lücke. Wer jedoch generative KI als flexibles Werkzeug versteht, vergleichbar mit einem Schweizer Taschenmesser, kann gezielt echten Mehrwert schaffen. Im Folgenden stellen wir fünf praxisnahe Anwendungsfälle vor, die sich besonders für KMU eignen.
Unterstützung bei der Texterstellung und Dokumentenbearbeitung
Generative KI kann Mitarbeitende in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) gezielt bei der Erstellung und Überarbeitung von Dokumenten und E-Mails unterstützen:
- Optimierung und Unterstützung beim Verfassen von E-Mails, Angeboten oder Protokollen auf Basis weniger Stichworte
- Überarbeitung und Vereinfachung von Texten, um Klarheit und Professionalität zu gewährleisten
- Vorschläge für Formulierungen und stilistische Anpassungen je nach Zielgruppe und Kommunikationsanlass
Nutzen: Zeitersparnis, höhere Textqualität, einheitliche Kommunikation und Entlastung der Mitarbeitenden im Arbeitsalltag.
Content-Erstellung im Marketing
Im Marketing eröffnet generative KI neue Möglichkeiten, gezielt innovative und ansprechende Inhalte zu gestalten. Sie hilft dabei, kreative Prozesse zu beschleunigen und individuelle Kommunikationsstrategien zu entwickeln.
- Automatisiertes Verfassen von Blogbeiträgen, Social-Media-Posts und Newslettern – auch auf Basis weniger Stichworte oder Themenvorgaben
- Entwicklung kreativer Kampagnenideen sowie die Erstellung von Landingpages, die gezielt auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten sind
- Vorschläge für SEO-optimierte Inhalte, um die Sichtbarkeit in Suchmaschinen zu erhöhen und die Markenpräsenz zu stärken
- Generierung von Bildern und Videos zur visuellen Unterstützung der Marketingbotschaft – hierbei ist unbedingt darauf zu achten, dass geltende Urheberrechte und Lizenzbestimmungen eingehalten werden
Nutzen: Deutliche Zeitersparnis, konsistente und professionelle Markenkommunikation, kreative Impulse für die Außendarstellung sowie Entlastung der Mitarbeitenden im Marketingalltag.
Verbesserter Informationszugang mit Microsoft Copilot
Moderne KI-Anwendungen wie Microsoft Copilot Chat und Copilot für M365 unterstützen Mitarbeitende dabei, schnell und gezielt auf interne Informationen zuzugreifen, die aus Unternehmensdaten, Dokumenten oder SharePoint-Inhalten stammen – unabhängig von Inhalten, die von generativen KI-Modellen (LLMs) erzeugt werden.
- Zentralisierte Bereitstellung von Richtlinien, Anleitungen und relevanten Unternehmensinformationen direkt im Arbeitsalltag
- Effiziente Suche nach aktuellen Prozessbeschreibungen, Formularen oder Handbüchern über die KI-gestützten Funktionen im Microsoft-Ökosystem
- Automatische Benachrichtigungen über neue Dokumente, Updates oder wichtige Mitteilungen innerhalb von Teams und Projekten
Nutzen: Mitarbeitende erhalten verlässliche, kontextbezogene Informationen direkt aus den eigenen Unternehmensquellen, treffen fundierte Entscheidungen und bleiben stets auf dem neuesten Stand – und das ohne Abhängigkeit von KI-generierten Inhalten.
Effiziente Unterstützung durch KI-Agenten im Arbeitsalltag
KI-Agenten bieten Mitarbeitenden in KMU eine gezielte Entlastung bei wiederkehrenden Aufgaben und komplexen Prozessen. Sie können Routinearbeiten wie Terminplanung, Recherche oder Datenanalyse automatisiert übernehmen und ermöglichen dadurch eine stärkere Konzentration auf kreative und strategische Tätigkeiten.
- Automatisierte Bearbeitung von Routineaufgaben, wie z.B. Terminverwaltung, Buchhaltung oder Datenkonsolidierung
- Schnelle Unterstützung bei der Informationsrecherche und dem Zusammenfassen von relevanten Inhalten aus unterschiedlichen Quellen
- Proaktive Empfehlungen, beispielsweise zur Prozessoptimierung oder zur effizienten Nutzung von Ressourcen
- Individuelle Anpassung der KI-Agenten an die Bedürfnisse und Aufgabenbereiche der Mitarbeitenden
Nutzen: Spürbare Entlastung der Mitarbeitenden, mehr Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten, verbesserte Arbeitsorganisation und erhöhte Zufriedenheit im Team. KI-Agenten fördern eine moderne, agile Arbeitsumgebung und helfen dabei, das volle Potenzial der Mitarbeitenden zu entfalten.
Empfehlung für KMU: Erfolgreiche Einführung generativer KI
Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) empfiehlt sich ein strukturiertes und strategisches Vorgehen bei der Einführung generativer KI, um nachhaltigen Mehrwert und Akzeptanz im Unternehmen zu sichern:
- Schrittweise Einführung mit klarer Strategie: Definieren Sie eine KI-Roadmap, die von der Bedarfsanalyse über die Auswahl passender Tools bis zur Pilotierung reicht. Fokussieren Sie sich anfangs auf Prozesse mit hohem Automatisierungspotenzial und binden Sie die Mitarbeitenden frühzeitig ein, um Akzeptanz zu schaffen.
- Strukturierte Informationsbereitstellung: Sorgen Sie für eine zentrale, leicht zugängliche Ablage von Unternehmenswissen – etwa über SharePoint, Teams oder ein Intranet. So können KI-Lösungen wie Microsoft Copilot gezielt auf relevante und aktuelle Informationen zugreifen und Mitarbeitende bei der täglichen Arbeit unterstützen.
- Erstellung einer KI-Richtlinie: Erarbeiten Sie gemeinsam mit relevanten Stakeholdern eine unternehmensweite Richtlinie, die Einsatzbereiche, Verantwortlichkeiten, Datenschutz und ethische Rahmenbedingungen klar regelt. Schulen Sie das Team regelmäßig zu Chancen, Risiken und dem sicheren Umgang mit generativer KI.
- Ermittlung und Priorisierung von Use Cases: Analysieren Sie gemeinsam mit den Fachbereichen, in welchen Arbeitsbereichen generative KI konkret unterstützen kann – etwa in der Dokumentenerstellung, Kundenkommunikation oder Datenanalyse. Priorisieren Sie jene Anwendungsfälle, die den größten Nutzen und eine schnelle Umsetzung versprechen.
Mit diesem strukturierten Vorgehen schaffen KMU die Grundlage für einen verantwortungsvollen, effizienten und nachhaltigen Einsatz generativer KI. So lassen sich technologische Innovation und unternehmerischer Nutzen optimal verbinden.
Fazit: Der Einstieg ist einfacher als gedacht
Generative KI ist kein Zukunftsthema – sie ist heute schon einsetzbar. Mit dem richtigen Partner, einem modularen Einstieg wie der KI Mission7, und einem klaren Fokus auf Nutzen statt Technik, können KMU den Realitätsgap überwinden und echte Mehrwerte schaffen.
Starten Sie jetzt Ihre KI-Reise!
Nutzen Sie das Potenzial generativer KI für Ihr Unternehmen – vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches Beratungsgespräch oder erfahren Sie mehr über maßgeschneiderte Lösungen für KMU.